描写泰勒英语作文，英文商务邮件写作时如何避免“语气偏硬”的感觉？

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商務英語寫作目前在生活中有越來越廣泛的應用，每個人都有必要了解商務英語的一些寫作知識和規範。但目前很多英語學習者并沒有系統接觸過商務英語寫作的教材或者資料，對商務英語可能比較陌生。今天在這裏推薦一本教程書籍：《商務英語寫作實例精解》。
《商務英語寫作實例精解》的作者是資深的現代商務英語作家雪莉泰勒（ShirleyTaylor），擁有豐富的教學經驗。
目前市面上關于商務英語寫作的書重量不重質。大部分書給人的感覺都過于模式化——無外乎列出一堆句型和模板，然後再給出一些不痛不癢的建議。但《商務英語寫作實例精解》并不局限于介紹句型和模板這些細枝末節，而是更進一步從讀者的角度出發來介紹一篇好的商務寫作應該具有的基本原則。
在20世紀中葉，商務往來與今天相比要更爲冷淡和正式，這導緻當時的文書寫作也很正式。人們經常使用一些一本正經的繁文缛詞，例如：。
①Kindlyfurnishuswiththisinformationsoon.。
②Pleasefindenclosedherewithacopyofournewcatalogueforyourreferenceandperusal.。
③Theabove-mentionedgoodswillbedispatchedtoyoutoday.。
與幾十年前相比，今天的商務活動已經不再那麽正式和刻板，但很多人的商務寫作仍然在沿用半個世紀前那種古板的風格。爲此，作者在書中花了大量的篇幅來教導讀者如何寫好現代商務英語：忘掉教科書上那些正确而無用的套話，從讀者的角度出發以輕松、自然和友好的語言來完成溝通。作者在書中重點闡述了下面這幾條商務英語寫作原則：。
1.用現代商務語言替代過時或陳舊的表達。
商務郵件的目的在于傳達信息或者說服對方，而不是參加作文競賽評選，一定要讓對方贊歎你的寫作水平不可。爲了達到溝通的目的，商務寫作做到簡潔自然，不說空話套話，用現代商務語言去替換過時或陳舊的表達。
比如對于上面提到的三個例子，我們可以将其替換爲更爲自然的說法：。
①Pleaseletushavethisinformationsoon.。
②I’mpleasedtoencloseournewcatalogue,andIhopeyoufinditinteresting.。
③Thesegoodswillbesenttoyoutoday.。
2.使用自然、口語化的方式寫作。
商務郵件雖然是書面體，但它與一般的書面體（比如學術論文）不同。現代商務郵件寫作提倡語言自然、流暢，就像面對面的口語交談一樣。我們可以在寫作中融入一些自己的想法、個性和情感，讓讀者感覺到作者是一個活生生的人，而不是一台毫無感情的公文機器。
我們在日常商務郵件中可能經常會見到類似下面的句子：。
①Appreciateifyoucouldhelptoprocessthisclaimatyourearliest.。
②Kindlyadvisewhichcourseofactionyouwouldliketotakeandwewillproceedaccordingly.。
③CouldIpleaserequestyourkindassistanceinfillingoutthebelowsurveyforus.。
這樣的句子過于正式，讀起來也很費解。這實際上會給讀者造成距離感，影響商務溝通的效果，它們可以改爲更加自然的說法：。
①Pleaseprocessthisclaimsoon.。
②Pleaseletusknowwhatyouwouldliketodo.。
值得注意的一點是，雖然商務郵件寫作提倡口語化的寫作方式，但這并不意味着我們可以使用俚語和非正式的口頭語。因爲這些俚語和口頭語隻用于非正式的社交場合，不适合出現在商業場景中，例如：Keepyourshirton.這樣的非正式說法要改爲Pleasebepatient.。
同時我們也要避免在商務郵件中出現非正式的縮寫（例如避免把you縮寫成u，把are縮寫成r，把because縮寫成cuz），因爲這樣會給人造成懶惰或者不夠嚴謹認真的印象。
3.使用主動語态。
一般情況下，在商務郵件中使用被動語态會顯得語氣生硬、官腔官調，使用主動語态則會更加有趣有力。試比較下面這幾個例子：。
①Thenewsystemwasdevelopedbyourstaff.。
②Ourstaffdevelopedthenewsystem.。
看得出來使用主動語态重點會更加突出，同時句子也會更爲簡潔。
當然，并不是所有的情形下都必須要使用主動語态。當動作發出的主語不明确或者不重要的情況下要使用被動語态。
舉個例子，某個島上噪音很大，而我們要強調“噪音”本身，而不是“聽到噪音的人”，這時候應該說：。
Thenoisewasheardallovertheisland.。
而不是使用主動語态：。
Peopleallovertheislandheardthenoise.。
由于在被動語态中看不出動作發出者是誰，有時候在商業中爲了逃避責任或者含糊其辭，我們也會使用被動語态。例如：。
Anunfortunatemistakewasmade.。
在這句話裏面，錯誤是誰犯的并沒有明說，但如果用主動語态，就意味着責任都要由“我們公司”承擔：。
4.多使用動詞而不是名詞。
動詞名詞化（例如将avoid寫成theavoidanceof）會拉長句子，而且會使寫出來的句子不夠生動，缺少人情味。我們在寫作時要盡量使用動詞而不是名詞。類似下面的句子：。
①Hiscarelessnessindrivingcausedaseriousaccident.。
②WeensuredthemotivationofstaffwiththeintroductionofLearnatLunchsessions.。
要改爲：。
①Hiscarelessdrivingcausedaseriousaccident.。
②WemotivatedstaffbyintroducingLearnatLunchsessions.。
5.多使用短句。
研究表明，句子的長度與人們的理解程度有直接聯系。當句子的長度在15至20個單詞時，首次閱讀就能理解的人所占的比例爲75%，當句子單詞長度在27個以上時，這一比例馬上降到4%。由于商務郵件講究溝通的效率和準确性，因此應該盡量使用短句。例如對于下面的長句：。
Unfortunately,ifweinvestinnewmachinery,andthemarketfallsagain,asithasbeenpredicted,wemaypossiblyfindourselveswithtoomuchproductioncapacity,andthismay,therefore,resultinevenmoreseriousproblems.。
我們可以将它拆分爲幾個短句，這樣更加便于理解：。
Wemustgiveseriousconsiderationtotheissueofinvestinginnewmachinery.。
Ifthemarketfallsagain,ashasbeenpredicted,wecouldfindourselveswithincreasedproductioncapacity.。
Thismaythenresultinevenmoredifficulties.。
除了上面提到的這些原則之外，書中還對很多商務寫作的細節進行了很詳細的說明，包括郵件的組織邏輯、外觀與格式、郵件的主題、開頭與結尾等。同時，針對不同文書與商務信函的特點，書中還給出了大量相應的範本。精簡實用，簡單明了，對于從事對外商務的人來說，是一本很好的工具書。
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